Bestuursfuncties Vereniging Volkstuinen Tuinwijck 2018


VOORZITTER

Doel van de functie

Heeft de algemene leiding van de Vereniging Volkstuinen Tuinwijck.

  • Vertegenwoordigt de Vereniging Volkstuinen Tuinwijck , intern en naar buiten.
  • Geeft leiding aan bestuursvergaderingen en stelt (i.s.m. de secretaris) agenda samen.
  • Geeft leiding aan de ledenvergaderingen en stelt (i.s.m. de secretaris) agenda samen.
  • Heeft in conflictsituaties een coördinerende rol en is verantwoordelijk voor het proces.
  • Draagt zorg voor actieve relatie met de gemeente Groningen.
  • Onderhoudt externe contacten, in het bijzonder met andere tuinverenigingen en met het AVVN.
  • Draagt (bestuurlijke) inhoud aan voor maandelijkse Digitale Nieuwsbrief i.s.m. bestuurslid Communicatie.
  • Is eerste contactpersoon/aanspreekpunt Kennismakingscommissie bij twijfel of vragen toelaten nieuw lid.
  • Is samen met de Penningmeester betrokken bij de overdracht van tuinen/huisjes en heet nieuwe leden welkom.


SECRETARIS

Doel van de functie

Doet de verslaglegging van Vereniging Volkstuinen Tuinwijck

  • Is notulist en schrijft verslagen van bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen.
  • Stelt (i.s.m. voorzitter) agenda bestuursvergadering (BV) algemene leden vergadering (ALV) samen.
  • Draagt zorg voor archivering van met name bestuursvergaderingen en ALV’en.
  • Is eerste contactpersoon voor ingekomen e-mailberichten voor de vereniging en het bestuur, en verzorgt uitgaande e-mails.
  • Schrijft brieven en uitnodigingen naar leden.
  • Draagt zorg dat de Vereniging Volkstuinen Tuinwijck wettelijk in orde blijft.
  • Is vraagbaak voor de inhoud van statuten en reglementen, bewaakt dat deze actueel blijven en stelt waar nodig wijzigingsvoorstellen op.
  • Draagt zorg dat machtigingen en vergunningaanvragen voor het kappen van bomen. conform de geldende afspraken bij de gemeente worden ingediend.
  • Is eerste aanspreekpunt voor het huurcontract met de gemeente.


PENNINGMEESTER

Doel van de functie

Beheert de financiën van Vereniging Volkstuinen Tuinwijck

Contributies

  • Verstuurt aan leden de zomernota (contributie), de najaarsnota (verzekering huisjes en waterverbruik) en nota’s voor gebruik groentetuinen.
  • Werkt samen met het administratiekantoor voor zowel de inning van de maandelijkse automatische incasso per bank als herinneringen en aanmaningen.
  • Zorgt eventueel voor het inschakelen van deurwaarder.

Betalingen

  • Zorgt voor de verrekening van declaraties van leden, bestuursleden en facturen van derden via bank en kas.
  • Zorgt voor kasbeheer (regelmatige stortingen op bankrekening).
  • Zorgt voor de financiële verwerking van de leden met een Stadjerspas.
  • Zorgt voor inschakelen hovenier en verrekening bij in gebreke blijven van heg- en pad onderhoud.
  • Zorgt voor aanschrijven en innen van boetes bij overtredingen reglementen.

Mutaties

  • Draagt zorg voor inning van overdrachtspremie bij verkoop huisjes.
  • Draagt zorg voor verwerking gegevens nieuwe leden.
  • Draagt zorg voor doorvoeren van wijzigingen groentetuinen en daaruit voortvloeiende nota’s (borg, sleutels).

Jaarstukken

  • Draagt zorg voor het bijeenroepen van de financiële controlecommissie voor de bespreking van de jaarstukken.
  • Zorgt in overleg met administratiekantoor voor het opstellen van financiële stukken: balans, resultatenrekening en begroting, alsmede een meerjarenonderhoudsplan en actuele prijzenlijst in samenwerking met het bestuur. Verzorgt de toelichting in de ALV hierover.


BESTUURSLID BOUW (voorheen Bouwcommissaris)

Doel van de functie

Draagt zorg voor het algemeen onderhoud van kantine en portiersloge plus nutsvoorzieningen vanVereniging Volkstuinen Tuinwijck.

  • Geeft uitvoering aan het Reglement van toezicht Tuinwijck.
  • Is verantwoordelijk voor onderhoud / reparatie en nieuwbouw algemene bouwsels.
  • Doet bouwschouw bij verkoop huisjes; schrijft rapporten.


BESTUURSLID COMMUNICATIE

Doel van de functie

Coördineert algemene informatiestromen in de Vereniging Volkstuinen Tuinwijck en naar buiten toe.

  • Draagt zorg voor de inhoud (i.s.m. Voorzitter) en verspreiding Digitale Nieuwsbrief (12 x per jaar)
  • Draagt zorg voor vorm en distributie ALV agenda (2x per jaar)
  • Draagt zorg voor vorm en distributie ‘Tuinwijck Serviceboekje’ (1 x per jaar)
  • Is belast met het volledige beheer van de website: www.tuinwijck.nl
  • Is belast met het beheer van de publicatieborden op Tuinwijck.
  • Bewaakt binnen het bestuur de kwaliteit wat betreft de wijze van communiceren met leden.


BESTUURSLID ECOLOGIE

Doel van de functie

Zet zich in voor de biodiversiteit van planten en dieren op Vereniging Volkstuinen Tuinwijck.

  • Ontwikkelt ecologische visies aansluitend op eerdere visies en initieert hiervoor projecten.
  • Is betrokken bij aanleg en onderhoud openbaar groen.
  • Is verantwoordelijk voor behoud / uitbreiding stippen Natuurlijk Tuinieren AVVN
  • Onderhoudt contacten- en werkt samen met ecologische organisaties.
  • Geeft voorlichting over ecologie aan leden.


BESTUURSLID TUINONDERHOUD (voorheen Tuincommissaris)

Doel van de functie

Beheert het openbare groen van Vereniging Volkstuinen Tuinwijck

  • Geeft uitvoering aan het Reglement van toezicht Tuinwijck.
  • Geeft leiding aan Ploegleiders Tuindienst.
  • Maakt tuindienstrooster .
  • Controleert tuindiensturen leden.
  • Beheert tuingereedschap voor tuindiensten.
  • Doet tuinschouw bij verkoop huisjes; schrijft rapporten.

Pin It